Ersteinrichtung

Grunddaten

Adresse:

Bitte geben Sie unter Einstellungen im System einen Ansprechpartner als Haupt-Administrator an. Zudem füllen Sie bitte die Adressdaten für den Rechnungsversand

Abweichende Rechnungsdaten:

Unter dem Menüpunkt Einstellungen > abweichende Rechnungsanschrift lässt sich eine abweichende Rechnungsanschrift und eine abweichende E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand hinterlegen

Mehrere Beraternummern:

Unter dem Menüpunkt Einstellungen > zusätzliche Beraternummern > Neu lassen sich weitere Beraternummern der Kanzlei zuweisen. Diese Beraternummern können im nächsten Schritt in der Mandantenverwaltung zugewiesen werden.

Mitarbeiterverwaltung

Anlage eines neuen Mitarbeiters:

Unter dem Menüpunkt Nutzer > Nutzer hinzufügen lässt sich ein neuer Mitarbeiter anlegen. In der Anlagemaske lässt sich über den Button „Admin“ dem Nutzer den vollen Zugriff auf das System gewähren. Setzen Sie einen hacken bei „Zugangsdaten versenden“, um das generierte Passwort direkt an den Mitarbeiter zu senden.

Import von Mitarbeitern:

Unter dem Menüpunkt Nutzer > importieren lassen sich die Nutzerdaten per csv-Datei importieren. Über den Button „Import-Vorlage herunterladen“ können Sie sich das richtige Importformat herunterladen.

Löschen eines Nutzers:

Unter dem Menüpunkt Nutzer lässt sich in der Tabelle jeder Nutzer auswählen. Über den Button „Nutzer löschen“ kann ein Nutzer entfernt werden. Die Zuordnung in den Mandanten kann auf einen anderen Nutzer übertragen werden

Rechtübersicht und Rechteverwaltung:

Rechteverwaltung:

Unter dem Menüpunkt Nutzer lässt sich in der Tabelle jeder Nutzer auswählen. Im ausgewählten Nutzer lässt sich über ein Dropdown-Menü „Nutzerrechte“ aus folgenden Zugriffen wählen:

• Admin (Vollzugriff)
• Voll-User (Voller Zugriff auf Mandanten und Profile)
• Profil-User (Voller Zugriff auf die Profile – erstellen, bearbeiten)
• Konvertierer (Dateien hochladen und konvertieren)

Mandantenverwaltung

Anlage von neuen Mandanten:

Um die Prozesse möglichst weitgehend zu automatisieren müssen die Mandanten im Tool angelegt werden.

Beraternummer einem Mandanten zuweisen:

In der Praxis haben Kanzleien häufig mehrere Beraternummern in DATEV. Um dies abbilden zu können, steht Ihnen unter Einstellungen > zusätzliche Beraternummer die Möglichkeit zur Verfügung, weitere Beraternummern einzufügen.

In der Mandantenverwaltung, unter Mandanten > Auswahl des gewünschten Mandanten, können Sie den einzelnen Mandanten die Beraternummer zuordnen. Standardmäßig wird hier die Hauptberaternummer aus den Einstellungen übernommen.

Mandantenzugang einrichten:

Um Ihrem Mandanten den Upload von Dateien zur Übermittlung an die Kanzlei zu ermöglichen, steht Ihnen neben dem Mail-Upload auch ein Mandantenportal zur Verfügung. Hier kann der Mandant beim Upload aus allen ihm zugewiesenen Profilen wählen.

Grundlage hierfür ist ein Mandantenzugang

Unter dem Menüpunkt Mandanten wählen Sie den gewünschten Mandanten für den Portalzugang aus. Über den Button „Mandanten-Account anlegen“ erstellen Sie einen Zugriff für den Mandanten. Setzen Sie einen Hacken bei „Zugangsdaten versenden“, um automatisch eine E-Mail mit den Zugangsdaten zu versenden.

Mandantenzugänge verknüpfen:

Sollten Sie Klienten betreuen, die über mehrere Mandantennummern/Buchungsmandanten Dateien übermitteln sollen, besteht die Möglichkeit, mehrere Mandantennummern zu einem Mandanten-Account zuzuweisen.

Unter dem Menüpunkt Mandanten wählen Sie den Mandanten aus, den Sie dem Mandanten-Account zuordnen möchten. Über den Button „Bestehenden Mandanten-Account auswählen“ lässt sich die Zuordnung übernehmen.

Wenn sich der Mandant anmeldet hat er bei der Konvertierung die Möglichkeit, aus den zugewiesenen Buchungsmandanten zu wählen.

Funktion für Selbstbucher:

Die Funktion „Selbstbucher“ bietet die Möglichkeit, fertige Konvertierungen direkt an die zuständige Person des selbstbuchenden Unternehmens zu übermitteln. Im Bereich Upload lässt sich eine Datei per Auswahl ebenfalls direkt an das selbstbuchende Unternehmen übermitteln.